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確保文檔數據安全保護企業商業機密隱私

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龍虎鷹師網安網訊:大部分的企業在日常辦公過程中都需要與外界保持一定的信息來往,但是大家是否深思過這其中 埋藏的隱患?如果內部人員在工作過程通過電子郵件、QQ等通訊工具有意無意地將重要商業機密泄露出去,將很可能會企業造成巨
大部分的企業在日常辦公過程中都需要與外界保持一定的信息來往,但是大家是否深思過這其中 埋藏的隱患?如果內部人員在工作過程通過電子郵件、QQ等通訊工具有意無意地將重要商業機密泄露出去,將很可能會企業造成巨大的損害。企業該如何確保大量 的在線外發文檔的安全呢?IP-guard與您共同探討防御之法:


文件發送前

1、設置用戶的發送權限。對特別重要的部門可禁止其外聯;對其他部門可開放外發權限,但在外發時需要設置限制條件。

*即時通訊管控:只用于聊天通訊,禁止截圖或發送文件。

1)  在控制臺上點擊 高級-IM文件傳送,添加一條新策略,動作為禁止,勾選文件控制,勾選圖片控制。

*上傳控制:禁止通過http上傳或ftp上傳將文件上傳到網絡等。

1)  在控制臺上點擊 高級-上傳控制,添加一條新策略,動作為禁止,勾選http協議和ftp協議,同時還可以填寫網站URL來控制禁止上傳的具體的網頁。

*郵件管控:禁止郵件外發,允許在單位內部甚至是部門內部郵件往來。

1)  在控制臺上點擊 高級-郵件控制,添加一條新策略,動作為禁止。

2)  再添加一條新策略,動作為允許,勾選 包含附件,收件人和發件人為通配符加單位內部郵箱的后綴。


文件發送時

1、可按照外發文件的大小、后綴名、所在位置、應用程序等條件設置限制條件,縮小可外發的文檔范圍,從而降低信息泄露的機率。

*即時通訊管控:發送指定類型和指定文檔大小的文檔。

1)  在控制臺上點擊 高級-IM文件傳送,添加一條新策略,動作為禁止,勾選 文件控制,限制文檔大小最大值,勾選 圖片控制。

2)  再添加一條新策略,動作為允許,勾選文件控制,文件名稱輸入通配符加文檔類型后綴,。

*郵件管控:帶附件郵件在抄送給部門領導審核的條件下可對外發送郵件。

1)  在控制臺上點擊 高級-郵件控制,添加一條新策略,動作為禁止。

2)  再添加一條新策略,動作為允許,勾選 包含附件,收件人中輸入部門領導郵箱,勾選僅匹配一個收件人。

3)  再添加一條新策略,動作為允許。


文件發送后

1、對于加密文檔,可限制接收人對文檔的使用權限,如訪問時期、打開次數、打印、復制、截屏、修改、、密碼認證等,另外還可與對方計算機硬件綁定,防止對方二次泄密。

策略設置:

*使對方在三天之內擁有5次的訪問權限,并且不允許有其他權限。

1)  右擊加密文檔,點擊申請外發或直接外發,選擇指定的外發對象,例如某合作商計算機。

2)  選擇外發配置:禁止打印和虛擬打印,禁止剪切板,禁止截屏,限制最大打開次數為5次,打開時間為3天,輸入身份認證密碼。

3)  填寫申請理由申請發外,外發被批準生成外發文檔,接收方輸入正確的身份認證密碼后,在限制的期限和次數內可正常打開文檔。


2、對所有外發行為的審計記錄進行檢查,看看是否有違規操作,或者分析原因并進行改善。

策略設置:

*即時通訊記錄

1)  控制臺點擊 高級-IM文件傳送,添加一條新策略,運行選擇允許,勾選文件控制,即可記錄發送的文件。

2)  控制臺點擊監視-即時通訊,查看即時通訊內容,可按聊天對象和聊天內容關鍵字進行查詢;點擊 日志-文檔操作,選擇操作類型為上傳,勾選 有備份文檔,查詢通過即時通訊工具外發的備份文檔。

3)  雙擊上述查詢的日志條目,可查看相關日志詳細信息,點擊 副本可查看文檔副本和保存副本到計算機本地。

*電子郵件記錄:

1)  控制臺點擊 策略-日志記錄,添加一條新策略,動作為記錄,勾選 郵件,可輸入郵件附件大小來控制只記錄適當大小的附件。

2)  控制臺點擊 監視-郵件記錄,查看即時郵件內容,可按郵件地址、主題等條件查詢,勾選 有備份文檔,查詢通過郵件發送的附件。

3)  點擊郵件記錄界面右下角的回別針按鈕即可直接查看附件副本,或將副本保存在計算機本地。
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